المخزون وحالة التوفّر

إدارة المخزون تساعدك على معرفة ما تملكه فعلاً، وتنبيهك قبل أن ينفد منتج رائج، وإظهار حالة واضحة للزبون (متوفّر / نفد / قريباً). في «الحانوت» كمية المخزون عدّاد يدوي تتحكّم به أنت: تكتب الكمية المتوفّرة فعلاً، فتُستخدم في تنبيهات المخزون المنخفض وفي قائمة المنتجات وتقاريرها. كل هذه الإعدادات متاحة في جميع الباقات، وتجدها مجمّعة في تبويب واحد داخل صفحة المنتج.

ملاحظة: الكمية لا تنقص تلقائياً عند كل عملية بيع. اعتبرها «الرصيد الذي أعلنته»، وحدّثها يدوياً بعد كل توريد أو جرد. هذا يناسب السوق اليمني حيث كثير من المتاجر تدير المخزون بمرونة ولا تربطه بكل طلب يصل عبر الدفع عند الاستلام.

أين أجدها

افتح المنتجات من القائمة الجانبية، اضغط اسم المنتج (أو إضافة منتج لمنتج جديد)، ثم افتح تبويب المخزون في أعلى صفحة المنتج. ستجد فيه: الكمية في المخزون، الموقع في المخزن، حالة التوفّر، عند نفاد المخزون، حد التنبيه للمخزون المنخفض، الباركود (EAN)، أقل كمية للطلب، أقصى كمية للطلب، إضافةً إلى خيارَي متوفر في المخزون والسماح بالطلب رغم نفاد المخزون. بعد أي تعديل اضغط حفظ أو حفظ وخروج.

ضبط كمية المخزون

1. افتح المنتج، ثم تبويب المخزون، واكتب العدد المتوفّر فعلاً في حقل الكمية في المخزون. يمكنك أيضاً تدوين رفّ أو مكان التخزين في حقل الموقع في المخزن (لاستخدامك الداخلي فقط، لا يظهر للزبون).
2. من قائمة حالة التوفّر اختر الحالة التي تظهر للزبون على صفحة المنتج (التفاصيل في القسم التالي).
3. اكتب نصّاً اختيارياً في عند نفاد المخزون ليظهر عند انتهاء الكمية (مثل: «نفد — اطلب مسبقاً»).
4. أدخل رقماً في حد التنبيه للمخزون المنخفض (مثل: 5) لتُنبَّه قبل أن ينفد المنتج.
5. حدّد أقل كمية للطلب وأقصى كمية للطلب إن أردت تقييد عدد القطع في الطلب الواحد (مثلاً: بيع بالجملة بحد أدنى، أو كمية محدودة في عرض خاص).
6. تأكّد من حالة الخيارَين أسفل التبويب: متوفر في المخزون (مفعّل افتراضياً) يبقي المنتج قابلاً للشراء، والسماح بالطلب رغم نفاد المخزون للطلب المسبق. اضغط حفظ.

نصيحة: إن كان المنتج لا ينفد عملياً (خدمة، أو صنع حسب الطلب، أو متوفر دائماً) اترك الكمية في المخزون فارغة؛ يُعامَل عندها كغير محدود ويظهر مخزونه في قائمة المنتجات بشرطة «—» بدل رقم.

حالات التوفّر

قائمة حالة التوفّر هي عبارة تظهر للزبون على صفحة المنتج لتوضيح وضعه. الخيارات المتاحة كما هي في النظام:

• — (فارغ) — لا تُعرض أي عبارة حالة (الوضع الافتراضي).
• متوفر — جاهز للبيع والشحن.
• حسب الطلب — يُجهَّز عند الطلب.
• مطلوب مسبقاً — متاح للحجز قبل توفّره.
• قريباً — سيُعرَض لاحقاً.
• غير متوفر حالياً — موقوف مؤقتاً.
• نفد — انتهى المخزون.

تنبيه: هذه العبارة وصفية فقط ولا تمنع الشراء بحد ذاتها. ما يوقف زر الشراء فعلياً هو إلغاء تفعيل خيار متوفر في المخزون (انظر القسم التالي). فإن اخترت «نفد» كحالة توفّر، أزِل أيضاً علامة متوفر في المخزون لإيقاف البيع.

حد التنبيه للمخزون المنخفض

1. في تبويب المخزون أدخل رقماً في حد التنبيه للمخزون المنخفض (مثل: 5). القيمة الافتراضية المعتمدة عند ترك الحقل فارغاً هي 5.
2. عندما تنزل الكمية في المخزون إلى هذا الحدّ أو دونه، يظهر رقم المخزون في قائمة المنتجات بلون أحمر ليلفت انتباهك، ويُحتسب المنتج ضمن عدّاد «مخزون منخفض» في لوحة التحكم وصفحة التحليلات.
3. هكذا تعرف ما يجب إعادة توريده قبل أن ينفد فعلاً.

نصيحة: لمنتج له طلبات سابقة، افتح صفحته ثم تبويب التحليلات؛ تجد بطاقة «حالة المخزون» تعرض معدّل البيع / يوم ويكفي المخزون لـ … يوم — استعن بها لجدولة التوريد بدقّة بدل التخمين. (يظهر التبويب للمنتجات الموجودة فقط، وتظهر الأرقام بعد ورود طلبات تتضمّن المنتج.)

كيف يُوقَف بيع منتج نفد

البيع على المتجر مرتبط بخيار متوفر في المخزون (مفعّل افتراضياً لكل منتج جديد):

• عندما يكون مفعّلاً، يظهر زرّا «أضف إلى السلة» و«اشترِ الآن» في صفحة المنتج، وتظهر للزبون عبارة «متوفّر — جاهز للشحن».
• عندما تلغي تفعيله، يختفي زرّ الشراء (يصبح زرّاً معطّلاً بعبارة «غير متوفّر حالياً» في أغلب القوالب) وتظهر للزبون حالة «غير متوفّر حالياً». المنتج يبقى ظاهراً في المتجر لكن لا يمكن طلبه.
• لقبول الطلبات رغم نفاد رصيدك (طلب مسبق)، أبقِ متوفر في المخزون مفعّلاً حتى وإن كانت الكمية صفراً — فالكمية لا تمنع الطلب، والشراء يبقى متاحاً طالما متوفر في المخزون مفعّل. فعّل أيضاً السماح بالطلب رغم نفاد المخزون لتأشير المنتج كطلب مسبق، واكتب توضيحاً في حقل عند نفاد المخزون ليطمئن الزبون أن طلبه سيُجهَّز لاحقاً.

ملاحظة: في قائمة المنتجات: إن كانت الكمية في المخزون رقماً يظهر هذا الرقم (بالأحمر إن كان عند حد التنبيه أو دونه — والصفر يظهر صفراً أحمر). أما إذا تركتَ الكمية فارغة («غير محدود») وألغيتَ تفعيل متوفر في المخزون، فتظهر كلمة نفد حمراء بدل الشرطة «—». وفلتر المخزون ← نفد يجمع الحالتين معاً (الكمية صفر أو متوفر في المخزون غير مفعّل).

إيقاف منتج بسرعة من قائمة المنتجات

لا تحتاج دائماً لفتح صفحة المنتج. من المنتجات يمكنك:

• استخدام قائمة فلترة ← المخزون لعرض المنتجات «منخفض» أو «نفد» فقط، ومراجعتها دفعة واحدة.
• الضغط على زرّ الظهور في صف المنتج لإخفائه كلياً من المتجر إن أردت سحبه مؤقتاً (هذا غير «متوفر في المخزون»: الإخفاء يزيله من العرض، بينما إلغاء التوفّر يُبقيه ظاهراً غير قابل للطلب).

نصائح مهمة

نصيحة: اضبط حد تنبيه واقعياً يمنحك وقتاً كافياً لإعادة التوريد قبل النفاد — خاصة للأصناف التي يطول وصولها من المورّد.

نصيحة: للمنتجات ذات الخيارات (مقاس/لون) تابِع مخزون كل متغيّر على حدة من تبويب «الأسعار»؛ فقد ينفد مقاس أو لون بينما يبقى غيره، ويظهر للزبون «نفد» على المتغيّر المنتهي وحده. راجع الخيارات والمتغيّرات.

نصيحة: اختر الوحدة المناسبة لكل منتج (قطعة، كيلوغرام، لتر…) من تبويب «الأسعار» حتى تكون كمية المخزون مفهومة لك ولزبونك. راجع وحدات القياس.

تنبيه: راجع التقارير دورياً لمعرفة المنتجات سريعة النفاد والمنتجات الراكدة، وخطّط التوريد بناءً عليها بدل الانتظار حتى تفرغ الرفوف.

أسئلة شائعة

كيف أجعل منتجاً بلا حدّ مخزون؟ اترك حقل الكمية في المخزون فارغاً؛ يُعامَل كغير محدود ويظهر مخزونه بشرطة «—» في القائمة. هذا مناسب للخدمات والمنتجات المصنوعة حسب الطلب.

هل ينقص المخزون تلقائياً عند البيع؟ لا. الكمية رقم يدوي تتحكّم به أنت؛ حدّثه بنفسك بعد كل بيع أو توريد أو جرد. الفائدة الأساسية من الكمية هي تنبيهات المخزون المنخفض والتقارير.

كيف أوقف بيع منتج نفد دون حذفه؟ افتح المنتج، تبويب المخزون، وألغِ تفعيل متوفر في المخزون ثم احفظ. سيظهر للزبون «غير متوفّر حالياً» ويتعطّل الشراء. لاحظ أن ضبط الكمية في المخزون على 0 وحده لا يوقف البيع — فالكمية عدّاد للتنبيه فقط، وما يمنع الطلب فعلياً هو إلغاء متوفر في المخزون.

ما الفرق بين «حالة التوفّر» وخيار «متوفر في المخزون»؟ «حالة التوفّر» عبارة وصفية تظهر للزبون فقط (متوفر/قريباً/نفد…)، أما متوفر في المخزون فهو ما يفعّل أو يعطّل زر الشراء فعلياً. لإيقاف البيع، عوّل على إلغاء تفعيل «متوفر في المخزون».

هل أستطيع قبول طلبات منتج نفد (طلب مسبق)؟ نعم. أبقِ متوفر في المخزون مفعّلاً (هو ما يُبقي الشراء متاحاً، والكمية لا تمنع الطلب)، وفعّل السماح بالطلب رغم نفاد المخزون لتأشيره كطلب مسبق، واكتب توضيحاً في عند نفاد المخزون مثل «نفد — اطلب مسبقاً».

ما فائدة «أقل/أقصى كمية للطلب»؟ يحدّان عدد القطع التي يمكن للزبون شراؤها من المنتج في الطلب الواحد — مفيدان للبيع بالجملة (حد أدنى) أو لحماية كمية محدودة في عرض خاص (حد أقصى).

لماذا يظهر رقم المخزون بالأحمر في قائمة المنتجات؟ لأن الكمية نزلت إلى حد التنبيه للمخزون المنخفض أو دونه (الافتراضي 5). إنه تذكير بصري بإعادة التوريد قبل النفاد.