حالات الطلب ومسارها

لكل طلب في «الحانوت» مؤشّران منفصلان يصفان وضعه: الحالة التي تبيّن أين وصل في رحلة التوصيل (جديد، مؤكَّد، في الطريق، مُسلَّم…)، وحالة الدفع التي تبيّن ما تحصّل من المبلغ. فهم الفرق بينهما يساعدك على متابعة طلباتك بدقة، وعلى تنبيه فريق التوصيل وإبلاغ العميل في الوقت المناسب، خاصةً مع الدفع عند الاستلام حيث يصل المنتج قبل أن تقبض ثمنه.

أين أجدها

تظهر حالة كل طلب في عمود الحالة بصفحة الطلبات (لوحة التحكم ← الطلبات)، على هيئة قائمة منسدلة جاهزة داخل الصف. يظهر بجوارها عمود الدفع الذي يعرض طريقة الدفع ونقطة ملوّنة تلخّص حالة الدفع. ولتعديل المؤشّرين معاً بمزيد من التفصيل، افتح الطلب بالنقر على رقمه أو على أيقونة العين لتدخل صفحة تفاصيل الطلب، حيث توجد بطاقة «تفاصيل الطلب» التي تجمع الحالة وحالة الدفع.

حالة الطلب: القيم السبع

عند فتح قائمة الحالة تجد سبع قيم بالترتيب التالي:

• تم استلام الطلب: الحالة الافتتاحية لكل طلب جديد — وصل للتو وينتظر مراجعتك وتأكيده. (في تبويبات الأعلى تظهر هذه الطلبات تحت تبويب «جديدة».)
• تم تأكيد الطلب: راجعت الطلب وتواصلت مع العميل واعتمدته للتجهيز.
• الطلب في الطريق: سُلّم الطلب للمندوب أو لشركة الشحن وهو في طريقه إلى العميل.
• تم التسليم: وصل الطلب إلى العميل واكتمل. تُحسب هذه الطلبات ضمن المبيعات المكتملة.
• بانتظار الدفع: مسار خاص للطلبات غير «الدفع عند الاستلام» — يتوقّف الطلب حتى يصل تحويل أو إثبات دفع قبل المتابعة.
• مرتجع: أُعيد الطلب بعد التسليم. راجع المرتجعات وإشعارات الدائن لإصدار إشعار دائن.
• ملغى: أُلغي الطلب ولن يُنفَّذ.

ملاحظة: المسار المعتاد هو: تم استلام الطلب ← تم تأكيد الطلب ← الطلب في الطريق ← تم التسليم. أمّا «بانتظار الدفع» و«مرتجع» و«ملغى» فحالات خارج هذا المسار تستخدمها حسب الحاجة. لا يفرض النظام ترتيباً إلزامياً — يمكنك الانتقال إلى أي حالة مباشرة.

تساعدك تبويبات التصفية أعلى قائمة الطلبات على عزل كل مجموعة بنقرة واحدة: الكل · جديدة · بانتظار الدفع · قيد التنفيذ (المؤكَّدة والتي في الطريق) · مكتملة (المُسلَّمة) · ملغاة (الملغاة والمرتجعة). ويعرض كل تبويب عدد طلباته بجانبه.

حالة الدفع: مؤشّر منفصل

حالة الدفع مستقلة تماماً عن حالة الطلب، وتُضبط من قائمة حالة الدفع في تفاصيل الطلب، ولها ثلاث قيم:

• غير مدفوع: لم يُستلم أي مبلغ بعد (وهي القيمة الافتراضية لأي طلب جديد).
• مدفوع جزئياً: وصل جزء من المبلغ فقط — مفيد مثلاً عند دفع عربون أو تعديل إجمالي الطلب.
• مدفوع بالكامل: اكتمل التحصيل.

النقطة الملوّنة بجانب طريقة الدفع

في عمود الدفع بقائمة الطلبات تظهر نقطة صغيرة ملوّنة تلخّص حالة الدفع بنظرة واحدة، ويوجد مفتاح ألوانها أسفل الجدول:

• رمادية — غير مدفوع: لم يصل شيء بعد.
• برتقالية — مدفوع جزئياً أو بانتظار الدفع: وصل جزء من المبلغ، أو رُفع إيصال دفع ينتظر تحقّقك منه، أو كان الطلب في حالة الطلب «بانتظار الدفع».
• خضراء — مدفوع: المبلغ محصَّل بالكامل.
• حمراء — ملغى: الطلب ملغى أو مرتجع.

ملاحظة: النظام يحسب هذه النقطة تلقائياً وبذكاء، فلا تحتاج دائماً لضبط حالة الدفع يدوياً:

• الطلب المدفوع عبر محفظة إلكترونية (الكريمي، جوالي، جيب، ون كاش، فلوسك) أو تحويل بنكي يصبح مدفوعاً (أخضر) تلقائياً بمجرد أن تنقله إلى «تم تأكيد الطلب» أو ما بعدها — لأنّ تأكيدك يعني أنّك تأكّدت من وصول التحويل.
• طلب الدفع عند الاستلام يبقى غير مدفوع (رمادي) حتى بعد تسليمه، ولا يصبح أخضر إلا حين تفعّل خانة «تم تحصيل النقد من العميل» في تفاصيل الطلب. هذا مقصود ليبقى المبلغ مرصوداً في صندوق النقد.

كيف تغيّر حالة الطلب

الطريقة الأسرع: من صف الطلب مباشرة

1. افتح صفحة الطلبات من القائمة الجانبية.
2. صفِّ القائمة إن أردت بالنقر على أحد تبويبات الحالة (مثل «جديدة»)، أو ابحث برقم الطلب أو باسم العميل أو رقم جوّاله.
3. في عمود الحالة بصف الطلب، افتح القائمة المنسدلة واختر الحالة الجديدة.
4. تُحفظ فوراً — لا حاجة لزر حفظ. وتتحدّث نقطة الدفع تلقائياً إن لزم (مثلاً عند تأكيد طلب مدفوع إلكترونياً).

نصيحة: لتغيير حالة عدّة طلبات دفعة واحدة، فعِّل مربّع الاختيار في أوّل كل صف (أو «تحديد الكل» في رأس الجدول)، فيظهر شريط الإجراءات الجماعية ومعه عدّاد الطلبات المحدّدة. منه يمكنك بنقرة: «تحديد كمكتملة» أو «تحديد كملغاة»، أو اختيار قيمة من قائمة «أو حالة أخرى» ثم «تطبيق». وعند أيٍّ من هذه الإجراءات يطلب النظام تأكيداً يذكر عدد الطلبات قبل تنفيذها. وإن أضفت سائقاً للمتجر فستجد كذلك قائمة السائق وزر «تعيين» لإسناد سائق واحد إلى كل المحدّد دفعة واحدة.

الطريقة المفصّلة: من تفاصيل الطلب

1. افتح الطلب بالنقر على رقمه أو على أيقونة العين.
2. في بطاقة «تفاصيل الطلب» غيّر الحالة وحالة الدفع (ويمكنك معهما تعديل طريقة الدفع وشركة الشحن ورسوم التوصيل والسائق المعيَّن).
3. اضغط «حفظ التفاصيل». هنا الحفظ يدوي — لأنّ تغيير الحالة قد يستدعي إبلاغ العميل، فلا يُحفظ حتى تضغط الزر بنفسك.

تنبيه: في بطاقة تفاصيل الطلب، إن انتقلت عن الصفحة قبل الضغط على «حفظ التفاصيل» يظهر تنبيه «تغييرات غير محفوظة» ولن تُطبَّق تعديلاتك. تأكّد دائماً من رؤية «تم الحفظ» الأخضر.

إبلاغ العميل عند تغيّر الحالة

تغيير الحالة لا يرسل أي رسالة للعميل تلقائياً. لإبلاغه، افتح تفاصيل الطلب واضغط «إشعار واتساب» (يفتح محادثة wa.me برسالة جاهزة) أو «إشعار بالبريد». ويختار النظام نصّ الرسالة المناسب حسب الحالة المحدّدة: رسالة الاستلام عند «تم استلام الطلب»، ورسالة الطريق عند «الطلب في الطريق»، ورسالة التسليم عند «تم التسليم». تضبط نصوص هذه القوالب من قوالب رسائل العملاء.

نصيحة: الإشعار عبر واتساب هو الأنسب للسوق اليمني لأنّه يصل فوراً ولا يتطلّب بريداً إلكترونياً. زر «إشعار بالبريد» يعمل فقط إذا كان للعميل بريد مسجّل.

نصائح للسوق اليمني

نصيحة: ثبّت اتفاقاً واحداً مع فريقك على معاني الحالات: «تم تأكيد الطلب» بعد الاتصال بالعميل والتأكّد من العنوان، و«الطلب في الطريق» عند خروج المندوب، و«تم التسليم» بعد التسليم الفعلي. هذا الاتساق يجعل تقاريرك ومبيعاتك دقيقة.

تنبيه: لا تنقل طلب «الدفع عند الاستلام» إلى «تم التسليم» وتعتبر المبلغ محصَّلاً قبل أن يعود المندوب بالنقد. عند استلام النقد، افتح تفاصيل الطلب وفعِّل خانة «تم تحصيل النقد من العميل» ثم احفظ — عندها فقط تصبح نقطة الدفع خضراء ويُسوّى المبلغ في صندوق النقد.

ملاحظة: أرقام الطلبات تُخزَّن دائماً بالأرقام الإنجليزية، لكن البحث في صفحة الطلبات يقبل الأرقام العربية (٠–٩) التي تراها على الشاشة، فلا تقلق بشأن طريقة كتابتها.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين حالة «بانتظار الدفع» وحالة الدفع «غير مدفوع»؟ «بانتظار الدفع» حالة طلب توقف تجهيزه حتى يصل تحويل أو إثبات دفع — تستخدمها للطلبات المدفوعة مسبقاً (محفظة أو بنك) قبل وصول المبلغ. أمّا «غير مدفوع» فحالة دفع تصف ببساطة أنّ المبلغ لم يُستلم بعد، وقد يكون الطلب في أي مرحلة (حتى مُسلَّماً في حالة الدفع عند الاستلام قبل تحصيل النقد).

هل يرسل تغيير الحالة رسالة للعميل تلقائياً؟ لا. الإرسال يدوي دائماً — تضغط زر «إشعار واتساب» أو «إشعار بالبريد» بنفسك من تفاصيل الطلب بعد تغيير الحالة.

لماذا يبقى طلب الدفع عند الاستلام «غير مدفوع» رغم أنّني نقلته إلى «تم التسليم»؟ هذا مقصود. وصول المنتج لا يعني تلقّي النقد. يبقى الطلب غير مدفوع (نقطة رمادية) ومرصوداً في صندوق النقد حتى تفعّل خانة «تم تحصيل النقد من العميل» في تفاصيله.

كيف ألغي طلباً؟ غيّر حالته إلى «ملغى» — إمّا من قائمة الحالة في صف الطلب مباشرة (تُحفظ فوراً)، أو من تفاصيل الطلب ثم «حفظ التفاصيل»، أو بتحديده مع طلبات أخرى والضغط على «تحديد كملغاة» في شريط الإجراءات الجماعية.

لماذا صارت نقطة الدفع خضراء بمجرّد تأكيدي للطلب رغم أنّني لم أضبط حالة الدفع؟ لأنّ طريقة الدفع محفظة إلكترونية أو تحويل بنكي. النظام يفترض أنّ تأكيدك للطلب يعني تأكّدك من وصول التحويل، فيعتبره مدفوعاً. إن لم يصل المبلغ بعد، أبقِ الحالة على «بانتظار الدفع» إلى أن يصل.

ما الفرق بين «ملغى» و«مرتجع»؟ «ملغى» للطلب الذي لم يُنفَّذ أصلاً (تراجع العميل قبل التسليم مثلاً). و«مرتجع» للطلب الذي سُلّم ثم أعاده العميل، وغالباً ما يتبعه إصدار إشعار دائن.

ماذا أفعل بعميل رفع إيصال تحويل لكنّني لم أتحقّق منه بعد؟ تظهر نقطته برتقالية («بانتظار الدفع») تلقائياً بمجرّد رفع الإيصال. افتح تفاصيل الطلب وراجع الإيصال في قسم «إيصالات الدفع»، فإذا صحّ التحويل اضبط حالة الدفع على «مدفوع بالكامل» واحفظ.