المرتجعات وإشعارات الدائن

أحياناً يعيد العميل طلبه كاملاً أو يلغيه قبل التسليم. التعامل الصحيح مع هذه الحالات يبقي سجلّك دقيقاً ويمنحك مستنداً ورقياً رسمياً اسمه إشعار الدائن (مرتجع) يوثّق أنك أعدت مبلغاً للعميل. هذا الدليل يشرح كيف تعلّم الطلب «مرتجعاً» أو «ملغى»، وكيف تطبع إشعار الدائن وتسلّم نسخةً منه للعميل.

ملاحظة: إشعارات الدائن ميزة مدفوعة ضمن مجموعة «إشعارات التسليم والدائن»، وتبدأ من باقة الاحترافية. إن كنت على الباقة المجانية فستُوجَّه إلى صفحة ترقية الباقة عند محاولة فتح الميزة.

أين أجدها

تصل إلى إشعار الدائن من مكانين:

• من القائمة الجانبية: الطلبات ← إشعارات الدائن — صفحة تعرض كل طلباتك في جدول بأعمدة رقم الإشعار والتاريخ والعميل (الاسم والجوال تحته) والإجمالي، مع شريط بحث وزر «عرض / طباعة» في آخر كل صف. (رقم الإشعار هو نفسه رقم الطلب.)
• من داخل الطلب: افتح الطلب من قائمة الطلبات، ثم من شريط الأزرار العلوي افتح قائمة «المستندات» واختر «إشعار دائن».

أما تعليم الطلب «مرتجعاً» أو «ملغى» فيتم من حقل «الحالة» داخل تفاصيل الطلب نفسه.

ما الذي يعرضه إشعار الدائن

إشعار الدائن مستند بمقاس A4 جاهز للطباعة، يأخذ هوية متجرك من إعدادات تخصيص الفواتير (الشعار، اللون، الرقم الضريبي، الختم، التذييل…). وما يميّزه عن الفاتورة:

• العنوان: «إشعار دائن (مرتجع)».
• الأصناف: يعرض منتجات الطلب وكمياتها وأسعارها كما في الطلب الأصلي، مع المجموع الفرعي ورسوم التوصيل وأي خصم أو ضريبة.
• سطر سبب الإرجاع: يطبع العبارة «سبب الإرجاع:» ويتبعها خطٌّ فارغ منقّط لتكتب السبب بخطّ اليد بعد الطباعة (تالف، مقاس غير مناسب، إلغاء…). هذا الحقل لا يُملأ من الشاشة.
• الحالة: تظهر ثابتةً «مبلغ مسترد للعميل».
• المبلغ المسترد: يُعرض بإشارة سالبة أمام إجمالي الطلب بالكامل ليدلّ على أنه مبلغ معاد للعميل.

تنبيه: المبلغ على الإشعار يُحسب دائماً على كامل إجمالي الطلب، ولا يمكن حالياً إصدار إشعار باسترداد جزئي (إرجاع صنف واحد من عدة). إن أعدت جزءاً فقط، اكتب المبلغ الفعلي بخطّ اليد على الورقة أو عدّل أصناف الطلب أولاً ثم اطبع.

معالجة مرتجع أو إلغاء

1. افتح الطلب من قائمة الطلبات.
2. في لوحة «تفاصيل الطلب»، غيّر حقل «الحالة» إلى «مرتجع» (للطلب الذي سُلِّم ثم أُعيد) أو «ملغى» (للطلب الذي لم يُسلَّم أصلاً).
3. عند الحاجة، حدّث «حالة الدفع» بما يناسب الموقف (غير مدفوع / مدفوع جزئياً / مدفوع بالكامل).
4. اضغط «حفظ التفاصيل». لا شيء في هذه اللوحة يُحفظ تلقائياً، فلا بدّ من الضغط على الزر لاعتماد التغييرات. وانتبه إلى أنّ تغيير الحالة قد يُرسل إشعاراً للعميل.

ملاحظة: في طلبات الدفع عند الاستلام التي لم تُحصَّل، لا يوجد مبلغ لتسترده — يكفي تعليم الطلب «مرتجعاً» أو «ملغى». إن كان الطلب قد حُصّل بالفعل (نقداً أو عبر محفظة)، أعِد المبلغ للعميل وسجّل المبلغ المُعاد في صندوق النقد حتى يبقى رصيدك مطابقاً للواقع.

إنشاء إشعار دائن وطباعته

1. افتح الطلبات ← إشعارات الدائن، وابحث عن الطلب في شريط البحث بـرقم الإشعار أو اسم العميل أو رقم جواله إن لزم.
2. اضغط زر «عرض / طباعة» بجانب الطلب (أو من داخل الطلب: «المستندات» ← «إشعار دائن»). يُفتح المستند في تبويب جديد بمقاس A4.
3. راجع الأصناف والمبلغ المسترد. على الشاشة لا توجد حقول للتعديل — المستند للطباعة فقط.
4. اضغط «طباعة / حفظ PDF» أعلى الصفحة، ثم اختر «حفظ كـ PDF» لتحفظ نسخة في سجلّاتك، أو اطبعها ورقياً لتسلّمها للعميل.
5. بعد الطباعة، اكتب سبب الإرجاع بخطّ اليد على السطر المخصّص، ووقّع/اختم إن لزم.

تنبيه: طباعة النموذج لا تُسجّل ولا تتتبّع أي عملية استرداد فعلية — هي مستند ورقي فقط. تسجيل المرتجعات وتتبّعها والاسترداد الجزئي ميزات قيد التطوير وستتوفّر لاحقاً (تظهر علامة «قريباً» أعلى الصفحة). إعادة المبلغ للعميل تتم يدوياً وتُسجَّل في صندوق النقد.

نصائح للسوق اليمني

نصيحة: في الدفع عند الاستلام، أغلب المرتجعات تكون قبل التحصيل — فلا مبلغ لإعادته. احتفظ بإشعار الدائن للطلبات التي حصّلت ثمنها فعلاً (تحويل عبر الكريمي أو جوالي أو جيب أو ون كاش، أو نقد سلّمه المندوب)، فهو يثبت أنك أعدت المال.

نصيحة: خطّ سبب الإرجاع المنقّط مفيد للمندوب والعميل معاً: اكتب عليه السبب بوضوح (تالف عند الفتح، مقاس غير مناسب، إلغاء العميل…) ليبقى لديك مرجع عند مراجعة المرتجعات لاحقاً.

ملاحظة: المستند خفيف ويُفتح بسرعة حتى على اتصال ضعيف، ويُعرض من اليمين لليسار. على الشاشات الصغيرة يتقلّص مقاس A4 تلقائياً ليُقرأ مرتّباً، ويعود لمقاسه الحقيقي عند الطباعة.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين «ملغى» و«مرتجع»؟ «ملغى» للطلب الذي لم يُسلَّم أصلاً (تراجع العميل قبل التوصيل)، و«مرتجع» للطلب الذي سُلِّم ثم أعاده العميل. راجع حالات الطلب لبقية الحالات.

هل إشعار الدائن يعيد المبلغ تلقائياً؟ لا. هو مستند ورقي يوثّق الاسترداد فقط؛ إعادة المبلغ للعميل تتم يدوياً، وتُسجَّل في صندوق النقد ليبقى رصيدك دقيقاً.

هل أستطيع إصدار إشعار باسترداد جزئي (إرجاع صنف واحد فقط)؟ ليس حالياً. المبلغ على الإشعار يُحسب على كامل إجمالي الطلب. إذا أردت استرداداً جزئياً، عدّل أصناف الطلب أولاً ثم اطبع، أو اكتب المبلغ الفعلي بخطّ اليد على الورقة. الاسترداد الجزئي قيد التطوير.

هل يمكنني إصدار إشعار دائن لأي طلب؟ نعم، يظهر زر «عرض / طباعة» لكل طلب في الصفحة، لكن استخدمه عند وجود مرتجع أو استرداد فعلي فقط حتى لا تختلط مستنداتك.

لماذا لا أجد «إشعارات الدائن» في قائمتي؟ الميزة تبدأ من باقة الاحترافية. على الباقة المجانية يُوجَّه فتحها إلى صفحة ترقية الباقة. راجع الباقات والأسعار.

كيف أغيّر شعار الإشعار أو لونه أو رقمه الضريبي؟ إشعار الدائن يأخذ نفس هوية الفاتورة. عدّلها من تخصيص الفواتير كما هو موضّح في دليل الفواتير — الشعار واللون والرقم الضريبي والختم والتذييل تنطبق على إشعار الدائن أيضاً.

أين سبب الإرجاع — لماذا لا أكتبه على الشاشة؟ سبب الإرجاع يُكتب بخطّ اليد على السطر المنقّط بعد الطباعة. لا يوجد حقل لإدخاله من لوحة التحكم حالياً.